Organisée par le secrétariat général de la Conférence épiscopale du Congo (CEC), la 2e session de formation des secrétaires-chanceliers des différents diocèses du Congo a eu lieu du mardi 7 au jeudi 9 janvier 2020, au Centre interdiocésain des œuvres (CIO), à Brazzaville. Placée sous l’autorité de Mgr Louis Portella Mbuyu, évêque de Kinkala, représentant Mgr Daniel Mizonzo, président de la CEC, cette session a connu la présence de NN.SS Francisco Escalante Molina, nonce apostolique au Congo et au Gabon, Bienvenu Manamika Bafouakouahou, évêque de Dolisie, des abbés Brice Armand Ibombo, secrétaire général de la CEC, Lambert Kionga, secrétaire général adjoint et gestionnaire de la CEC, des neuf secrétaires chanceliers des diocèses du Congo, des conférenciers et des laïcs venus de différents horizons.
La prière d’ouverture a été suivie de la présentation individuelle des participants qui a débouché sur l’allocution d’usage de l’abbé secrétaire général de la CEC. «Après pratiquement 4 ans que c’était tenue la première rencontre des secrétaires-chanceliers du 15 au 17 février 2016, nous avons pensé organiser une autre rencontre cette année.», a-t-il affirmé. Après avoir évoqué les raisons ayant justifié une telle rencontre, le secrétaire général de la CEC, parlant des thèmes abordés au cours de la session, a fait savoir qu’ils «ont été centrés sur la vie du secrétariat et de la chancellerie. Nous espérons que la compétence et l’expertise de nos conférenciers nous aideront à être plus efficaces et plus dynamiques dans notre ministère noble, délicat et précieux auprès des Evêques. Nous ne nous limiterons pas à ce qui constitue la quintessence de nos services; étant fils du temps et du moment, nous sommes invités à prendre davantage toutes les techniques et tous les instruments utiles pour perfectionner notre ministère ou le champ de notre service pastoral.»
Dans son allocution, Mgr Louis Portella Mbuyu a déclaré: «C’est une belle et heureuse initiative que celle prise par le secrétariat général de la Conférence épiscopale du Congo de rassembler pour une 2e fois les secrétaires-chanceliers des différents diocèses de notre pays. Il faut l’en féliciter, car c’est une occasion de grâces, de partage, d’échanges, et donc d’enrichissement mutuel dans l’accomplissement de votre mission.» S’adressant particulièrement aux secrétaires-chanceliers, l’évêque de Kinkala leur a fait savoir: «Vous-mêmes dans l’exercice de votre tâche, vous prenez la mesure de la délicatesse, de l’ampleur, de la gravité des questions que vous êtes emmenées à aborder aux côtés de l’Evêque. C’est donc un moment important, pour d’une part repréciser les contours de votre charge et donc les contours de votre responsabilité sur le plan administratif et juridique et d’autre part, prendre conscience de l’engagement ecclésial, pastoral et spirituel qu’une telle responsabilité entraîne dans votre vie et pour votre vie personnelle. Il y a en effet, une conviction profonde qui doit vous habiter, celle du caractère essentiellement spirituel de l’identité et de la mission de l’Evêque dont vous êtes les collaborateurs immédiats. L’évêque est fondamentalement pasteur.» «C’est donc un pasteur que chacun de vous est appelé à aider à travers les différents services qu’il doit accomplir quel qu’en soit le type. C’est donc en fin de compte une aventure spirituelle qui est la vôtre. Car, travailler aux côtés de l’évêque-pasteur, c’est partager ce souci du pasteur.», a renchéri Mgr Louis Portella Mbuyu.
Après la cérémonie d’ouverture, se sont succédé pendant deux jours les communications des différents conférenciers : «La figure du secrétaire chancelier dans le Code de Droit Canonique» par l’abbé Armel Kema, «Rapport Secrétaire-Chancelier» par l’abbé Guy Noël Okamba, «Gestion d’une chancellerie diocésaine suivie de l’organisation du travail» par MM. Antoine Bouba Bouba et Raoul Sika, «Les attentes du Secrétaire Chancelier de la part des Evêques» par Mgr Louis Portella Mbuyu, «Les techniques protocolaires» par M. Oscar, «Techniques de Communication aujourd’hui et exercices pratiques: les réseaux sociaux» par M. Albert Mianzoukouta, «La conservation des documents et la tenue des archives» par M. Bernard Mackiza, «La question financière dans l’Eglise» par l’abbé Lambert Kionga, «Rapport Diocèses-Secrétariat général de la CEC» par l’abbé Brice Armand Ibombo, «Leadership et Management» par M. Roger Nioli, entretien avec le nonce apostolique, «Les fournitures d’un secrétariat» par Mme Irène Pascaline.
De ces conférences, il convient de relever: 1- Sur la figure et la pratique du secrétaire chancelier. Il faut retenir qu’il est une personne obligatoire dans la constitution d’un diocèse à qui si nécessité il y a, on donne un adjoint portant le titre de vice-chancelier. (Cf. Canon 482). Il est notaire et secrétaire de la Curie. Il est une personne accomplissant sa charge fidèlement dans un esprit de discrétion et de secret. 2- Sur les attentes des évêques. Le secrétaire chancelier doit cultiver une notion de familiarité spirituelle avec l’évêque. Le secrétaire chancelier doit être l’œil, l’oreille, la mémoire et la main droite de l’évêque. Il accomplira sa charge avec discrétion, secret, dévouement, endurance, compétence, amour et humilité. Le secrétaire chancelier, enfin doit être concepteur et réactif. Le secrétaire chancelier doit veiller à la garde des archives et documents administratifs. Car, il est l’âme et le poumon de l’administration diocésaine. Le secrétaire chancelier, enfin, doit s’adapter aux différents outils informatiques et de communication moderne. Aussi, faut-il noter que ces différentes conférences ont été entrelacées par différents moments d’échanges entre secrétaires chanceliers, intitulés: A l’écoute des secrétaires chanceliers. De ces échanges découlaient quelques propositions pour une excellence dans le fonctionnement du secrétariat et de la chancellerie: la budgétisation, la création des salles d’archives dans les diocèses, l’instauration des formations permanentes des secrétaires chanceliers, l’investissement en fournitures modernes et en personnel dans les secrétaireries et chancelleries diocésaines, l’écoute permanente des secrétaires chanceliers par les évêques surtout dans le domaine du protocole d’accueil, l’attribution d’une charge pastorale aux secrétaires chanceliers pour favoriser l’exercice de leur fonction de pasteur, etc.
La cérémonie de clôture a été précédée d’une messe sous une pluie battante en la cathédrale Sacré-Cœur de Brazzaville qui a débouché sur la vénération des tombes des différents pasteurs qui y sont inhumés. La clôture de cette session a été marquée par trois allocutions: la lecture du communiqué final par l’abbé Michel Bordan Bebert Ntsoki Kimbouani, rapporteur de la session et secrétaire chancelier de l’archevêché de Brazzaville, le mot du secrétaire général de la CEC et le mot de clôture de Mgr Louis Portella Mbuyu.
Dans son mot de clôture, l’abbé Brice Armand Ibombo, s’adressant aux participants, a fait savoir: «En repartant dans vos diocèses, dans votre Galilée, pensez toujours à ces moments forts vécus, à ces enseignements reçus, à ce partage. Beaucoup de ces enseignements ont été pour tous peut-être pour certains un rappel, mais pour nombreux, une nouveauté. Un homme humble apprend beaucoup. Etant à l’école de Jésus, nous sommes appelés à apprendre chaque jour auprès de nos pères évêques, des autres, auprès de nos collaborateurs.»
Mgr Louis Portella Mbuyu a affirmé: «C’est l’occasion à ne pas manquer de la part des évêques que je représente ici de vous adresser chers secrétaires chanceliers de nos diocèses, nos sincères félicitations. D’abord un profond remerciement pour ce service indispensable que vous assurez auprès de nous vos évêques parfois dans des conditions difficiles qui demandent tant d’endurance. Et en même temps, nos sincères félicitations pour l’assiduité et l’application et donc le sérieux dont vous avez fait montre au cours de cette session. C’est la preuve que vous aimez cette lourde tâche qui vous a été confiée et que vous vous y êtes engagés de tout votre cœur.»
Gislain Wilfrid BOUMBA Ils ont dit …
Mgr Louis Portella Mbuyu, évêque de Kinkala: «Je crois que c’est déjà comme une nouvelle, une deuxième rencontre qui a été organisée pour permettre aux secrétaires chanceliers de nos différents diocèses d’avancer dans la maîtrise de leur fonction, de leur mission, de leur responsabilité. Et c’est donc une heureuse initiative. Je crois qu’ils en ont profité quand on a vu un peu comment cela s’est passé, l’ambiance, ce que je pourrai appeler le ton dans lequel cette rencontre s’est déroulée. C’était vraiment joyeux, fraternel, c’était détendu. Pour l’avenir, c’est la question d’abord d’approfondir les compétences, parce qu’un secrétaire chancelier dans une curie diocésaine, ce n’est pas une affaire facile. Il y a tous les aspects. Il y a les aspects techniques, organisationnels, il y a les aspects de la communication, il y a les aspects de l’ordre du protocole. Il y a les aspects bien sûrs, fondamentalement spirituels et moraux.»
Abbé Brice Armand Ibombo, secrétaire général de la CEC: «Cette session a eu pour but fondamental d’aider chacun à être plus performant, plus capable, plus à la hauteur de sa mission et de son ministère. Autres buts étaient de les rassembler, de les faire connaître. Heureusement, nous avons cette chance, tous les secrétaires chanceliers cette année sont de la même promotion du Grand Séminaire Cardinal Emile Biayenda. Donc, ils se connaissent tous. C’était déjà un avantage. Mais, pour unir les forces, encourager et favoriser cette relation fraternelle, amicale qu’ils ont et pour que ça devienne aussi une relation administrative et professionnelle. L’idéal serait d’organiser ces sessions chaque année. Mais, souvent on est limité à cause de nos moyens.»
Abbé Wil-Drisch Kufutila Nanitelamio, secrétaire chancelier de l’évêché de Kinkala et doyen des secrétaires chanceliers du Congo: «Le temps de la session a été très émouvant. Un temps de partage, un temps de fraternité. Un temps qui nous a beaucoup enrichis dans les enseignements mais aussi dans les expériences. Donc, je suis très réjoui comme tous mes autres confrères. Mais, ce qui nous a le plus touché, c’est quand on a tracé le profil d’un chancelier. Quand on dit que le chancelier, c’est l’œil, l’oreille, la plume de l’évêque, on comprend que la mission est grande, mais aussi grave.»
